Überweisungen kontrollieren
Ist die Anzahlung schon da? Welche Überweisung gehört zu welcher Buchung? Wer auf Vorkasse per Überweisung setzt, schaut jeden Tag ins Konto und gleicht Namen, Beträge und Anreisedaten ab.
Zahlungen und Rechnungen
Bezahlt, verbucht, verrechnet. Ohne dass du nachhilfst.
Deine Gäste zahlen online mit EPS, Kreditkarte, Apple Pay oder Klarna, oder ganz klassisch an der Rezeption. alpinoo ordnet jede Zahlung der richtigen Buchung zu, schreibt die Rechnung und erinnert, wenn noch etwas offen ist.
EPS, Kreditkarte, Apple Pay, Klarna · An der Rezeption ohne Zusatzkosten · Rechnung automatisch
Wo heute die Zeit hängen bleibt
Eine Zahlung ist schnell gemacht. Die Arbeit entsteht davor und danach: prüfen, zuordnen, verrechnen und erinnern. Gerade an Anreisetagen werden aus vielen kleinen Handgriffen schnell ein paar Stunden.
Das Problem ist selten ein einzelner großer Vorgang. Es sind dieselben Fragen bei jeder Reservierung. Ist die Anzahlung eingegangen, stimmt der Betrag, braucht der Gast noch eine Rechnung und wurde der Rest schon angefordert? Liegen Buchung, Zahlung und Rechnung in getrennten Programmen, musst du die Antwort jedes Mal neu zusammensuchen.
Rechnungen von Hand
Name abtippen, Nächte zählen, Steuersätze prüfen, PDF erstellen, per E-Mail schicken. Und wenn der Gast nach der Abreise doch eine Firmenrechnung will, beginnt die Arbeit noch einmal.
Zahlungen aus drei Richtungen
Online, über das Portal, bar oder mit Karte an der Rezeption. Am Monatsende soll trotzdem alles zusammenpassen und jede Zahlung bei der richtigen Buchung stehen.
Nachfassen
Offene Beträge fallen oft erst auf, wenn der Gast längst abgereist ist. Dann musst du recherchieren, eine Nachricht schreiben und hoffen, dass die Erinnerung nicht unangenehm wirkt.
Deine Gäste zahlen so, wie sie es gewohnt sind
In Österreich zahlen viele Gäste am liebsten mit EPS direkt von ihrem Bankkonto, andere mit Kreditkarte, Apple Pay oder auf Rechnung mit Klarna. Je mehr vertraute Zahlungsarten du anbietest, desto weniger Buchungen brechen an der letzten Stelle ab.
EPSKreditkarteApple PayKlarna
Die Zahlungen wickelt alpinoo über Mollie ab, einen in der EU lizenzierten Zahlungsdienstleister. Dein Betrieb hat den Vertrag direkt mit Mollie. Das Geld geht direkt auf dein Konto, nicht über ein Konto von alpinoo.
In alpinoo bleibt trotzdem sichtbar, zu welcher Reservierung eine Zahlung gehört. Dein Gast erlebt einen durchgehenden Ablauf von der Zimmerauswahl bis zur Bestätigung. Du musst keine Überweisung anhand des Verwendungszwecks zuordnen und keine Zahlungsbestätigung in einer separaten Liste abhaken.
Wann dein Gast bezahlt, legst du fest
- Komplett bei der Buchung
- Anzahlung bei der Buchung, Rest vor der Anreise
- Zahlungslink per E-Mail, zum Beispiel für telefonische Buchungen
- Vor Ort an der Rezeption
- Kaution als Vorautorisierung auf der Karte
Damit kannst du den Ablauf an deine Stornobedingungen und deinen Betrieb anpassen. Eine Ferienwohnung kann bei der Buchung eine Anzahlung und Kaution sichern. Ein Hotel kann den Rest vor Anreise einziehen oder bewusst erst an der Rezeption kassieren.
An der Rezeption kostet dich das nichts extra
Zahlt dein Gast vor Ort, bar oder mit deinem eigenen Kartenterminal, erfasst du die Zahlung in alpinoo mit einem Klick. Sie hängt dann an der richtigen Buchung und landet auf der Rechnung. Dafür fallen bei alpinoo keine Gebühren an.
Auch bei Barzahlung deckt alpinoo die Anforderungen der österreichischen Registrierkassenpflicht ab. Kassenbeleg, Zahlung und Buchung bleiben dadurch gemeinsam nachvollziehbar.
Du entscheidest also nicht zwischen einem vollständigen Überblick und der Freiheit, vor Ort zu kassieren. Auch eine Barzahlung oder eine Zahlung über dein vorhandenes Terminal wird bei der Reservierung erfasst. Dein Team sieht danach denselben aktuellen Status wie bei einer Online-Zahlung.
Gebühren des Zahlungsanbieters fallen nur an, wenn dein Gast online bezahlt. An der Rezeption nie.
Die Rechnung schreibt sich selbst
Sobald Leistungen und Zahlung feststehen, sind auch die Daten für die Rechnung da. alpinoo nutzt sie direkt, statt dass du dieselben Angaben ein zweites Mal überträgst.
01
Aus der Buchung
Name, Aufenthalt, Leistungen und Preise kommen direkt aus der Buchung. Niemand tippt etwas ab und die Daten bleiben vom Angebot bis zur Rechnung zusammen.
02
Mit den richtigen Steuersätzen
Übernachtung, Frühstück und Zusatzleistungen werden mit ihrem jeweiligen Steuersatz getrennt ausgewiesen, mit fortlaufender Rechnungsnummer. Die Ortstaxe steht als eigene Position auf der Rechnung.
Mehr zur Ortstaxe03
Automatisch verschickt
Die Rechnung geht per E-Mail an deinen Gast, ohne dass du ein PDF erstellen oder anhängen musst. Braucht er eine Firmenrechnung, ändert er die Rechnungsanschrift einfach selbst.
04
Nachfassen inklusive
Ist ein Betrag offen, erinnert alpinoo deinen Gast freundlich und automatisch. Du siehst jederzeit, was bezahlt ist, was noch offen ist und welche Erinnerung bereits verschickt wurde.
Wenn sich nachträglich etwas ändert
Ein Geschäftsreisender braucht die Rechnung plötzlich auf seine Firma. Eine Zusatzleistung kommt dazu. Oder eine Anschrift war nicht vollständig. Die Rechnung bleibt änderbar und dein Gast kann seine Rechnungsanschrift selbst korrigieren. So wird aus einer kleinen Änderung kein Austausch aus mehreren E-Mails.
Für dich ist dabei wichtig, dass die Zuordnung erhalten bleibt. Buchung, Zahlung und Rechnung gehören weiterhin zusammen. Du musst keine neue Datei unter einem ähnlichen Namen abspeichern und später überlegen, welche Version die richtige war.
Ein Überblick statt drei Listen
Ob online, über ein Portal oder an der Rezeption bezahlt: In alpinoo siehst du alle Zahlungen an einer Stelle, jeweils bei der richtigen Buchung. Am Monatsende musst du nichts aus Kontoauszug, Kartenterminal und Portalabrechnung zusammensuchen.
Das hilft nicht nur beim Monatsabschluss. Schon während des laufenden Betriebs erkennst du, bei welcher Anreise noch ein Betrag offen ist. Gleichzeitig kannst du nachvollziehen, wann und auf welchem Weg bezahlt wurde. Für die Buchhaltung stehen Exporte für BMD und DATEV bereit, damit die Daten nicht noch einmal händisch übertragen werden müssen.
Auch bei einer Rückfrage findest du die Antwort direkt bei der Reservierung. Du siehst den Zahlungsweg, das Datum, den Rechnungsstatus und den noch offenen Betrag, ohne zwischen mehreren Fenstern zu wechseln.
Offen
Was noch bezahlt werden muss
Bezahlt
Mit Zahlungsart und Datum
Verrechnet
Mit Rechnung und Rechnungsnummer
Export
Für deinen Steuerberater mit BMD und DATEV
Was auf eine Rechnung für Hotel oder Ferienwohnung gehört
Egal ob mit alpinoo oder ohne: Eine Rechnung an deinen Gast muss bestimmte Angaben enthalten. Hier die wichtigsten auf einen Blick.
Eine Hotelrechnung oder Rechnung für eine Ferienwohnung dokumentiert nicht nur den Gesamtbetrag. Sie muss verständlich zeigen, wer welche Leistung in welchem Zeitraum erhalten hat. Gerade wenn Übernachtung, Frühstück, Endreinigung und weitere Leistungen zusammenkommen, ist eine saubere Trennung wichtig.
- Dein Name und deine Anschrift, dazu deine UID-Nummer, wenn du eine hast
- Name und Anschrift deines Gastes
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitraum des Aufenthalts
- Die Leistungen, also Übernachtung, Frühstück und Zusatzleistungen
- Die Beträge getrennt nach Steuersatz, mit dem jeweiligen Steuerbetrag
- Ortstaxe beziehungsweise Kurtaxe als eigene Position, wenn du sie mitverrechnest
Kleinbetragsrechnung
Für kleine Beträge gelten vereinfachte Regeln: in Österreich bis 400 € brutto, in Deutschland bis 250 € brutto. Dann reichen weniger Angaben, zum Beispiel ohne Anschrift des Gastes.
Kleinunternehmer
Bist du Kleinunternehmer und verrechnest keine Umsatzsteuer, steht statt der Steuer ein Hinweis auf die Befreiung auf der Rechnung.
Rechnung für Geschäftsreisende
Geschäftsreisende benötigen häufig die Firma als Rechnungsempfänger und nicht ihre private Anschrift. Fragst du diese Daten erst nach der Abreise per E-Mail ab, entsteht auf beiden Seiten zusätzlicher Aufwand. In alpinoo kann der Gast die Rechnungsanschrift selbst ändern. Die übrigen Daten aus der Buchung bleiben dabei erhalten.
Das ist eine allgemeine Übersicht und keine Steuerberatung. Was genau für deinen Betrieb gilt, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Häufige Fragen zu Zahlungen und Rechnungen
Online EPS, Kreditkarte, Apple Pay und Klarna. Vor Ort zahlt dein Gast wie gewohnt bar oder mit deinem Kartenterminal.
Nur wenn dein Gast online über alpinoo bezahlt: dann kommen zu den Gebühren des Zahlungsanbieters 0,5 % dazu. Bei 200 € Buchungswert sind das 1 €. Zahlt dein Gast an der Rezeption, fällt bei alpinoo nichts an.
Mollie, ein in der EU lizenzierter Zahlungsdienstleister. Die Gebühren von Mollie hängen von der Zahlungsart ab und stehen auf der Preisseite von Mollie.
Nein. Du hast deinen Vertrag direkt mit Mollie, und Mollie zahlt direkt auf dein Konto aus. alpinoo hat keinen Zugriff auf das Geld deiner Gäste.
Nein. Du kannst deine Gäste auch komplett vor Ort bezahlen lassen. Dann fallen keine Zahlungsgebühren über alpinoo an.
Ja. Die Rechnung entsteht aus der Buchung und geht automatisch per E-Mail an deinen Gast. Ist ein Betrag offen, erinnert alpinoo automatisch.
Ja. Und dein Gast kann die Rechnungsanschrift sogar selbst ändern, zum Beispiel wenn er doch eine Firmenrechnung braucht. Du musst dafür nichts neu schreiben und keine E-Mails hin und her schicken.
Ja. Zahlungen und Rechnungen laufen für Ferienwohnungen genauso wie für Hotels.
Nein. Rechnungen sind wie Meldewesen und Channel Manager im Monatspreis enthalten.
Schau dir an, wie Zahlung und Rechnung bei dir zusammenspielen
Wir zeigen dir in rund 30 Minuten, wie ein Gast bucht, bezahlt und seine Rechnung bekommt, ohne dass du eingreifen musst.
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