Leitfaden für Gastgeber
Hotel PMS: was ein Property Management System wirklich können muss
Ein Hotel PMS, ausgeschrieben Property Management System, ist die zentrale Software eines Beherbergungsbetriebs. Sie verwaltet den Zimmerplan, die Buchungen, die Gästedaten, die Rechnungen und das Meldewesen. Der Begriff kommt aus der Hotellerie und wird in der Immobilienwirtschaft für etwas anderes verwendet, hier geht es ausschließlich um Hotels, Pensionen, Apartments und Ferienwohnungen.
Früher war ein PMS in der Hotellerie ein Programm, das auf einem Rechner an der Rezeption lief. Heute ist es der Knotenpunkt, an dem Buchungsportale, eigene Website, Zahlungsanbieter, Türschlösser und Buchhaltung zusammenlaufen. Genau deshalb ist die Frage, was ein Property Management System können muss, für kleine Betriebe wichtiger geworden als für große.
PMS, Hotelsoftware, Channel Manager, Booking Engine: was ist was?
Vier Begriffe, die dir bei der Suche ständig begegnen und die oft synonym verwendet werden, obwohl sie unterschiedliche Dinge meinen.
Property Management System (PMS)
Das Kernsystem. Zimmerplan, Buchungen, Gästedaten, Rechnungen und Meldewesen. Es bildet alles ab, was der Betrieb intern für einen Aufenthalt braucht.
Hotelsoftware
Der deutsche Alltagsbegriff für dasselbe. Wer Hotelsoftware sucht, meint in den meisten Fällen ein Property Management System.
Zur Hotelsoftware von alpinooChannel Manager
Verteilt Verfügbarkeiten und Preise an Booking.com, Airbnb, Expedia und weitere Portale und holt neue Buchungen zurück.
Mehr zum Channel ManagerBooking Engine, deutsch Buchungsmaske
Die Buchungsstrecke auf deiner eigenen Website, über die Gäste direkt und ohne Portalprovision buchen.
Mehr zur BuchungsmaskeBei großen Anbietern sind das drei oder vier getrennte Produkte mit drei oder vier Preisen. Für einen Betrieb mit 5 bis 40 Einheiten ist das der teuerste und umständlichste Weg, weil jede Schnittstelle zwischen den Systemen eine Fehlerquelle ist. Du musst nicht nur die einzelnen Preise vergleichen, sondern auch prüfen, wer bei einem Problem zwischen zwei Systemen verantwortlich ist.
Was ein Hotel PMS können muss
Die folgende Liste deckt die Kernaufgaben eines modernen Systems ab. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen, sondern wie zuverlässig sie im täglichen Betrieb zusammenspielen.
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Zimmerplan und Verfügbarkeiten
Die Belegung aller Einheiten sollte auf einen Blick sichtbar sein, egal über welchen Kanal die Buchung kam. Wenn du filtern, suchen und Aufenthalte per Drag verschieben kannst, sparst du jeden Tag Zeit und erkennst Lücken früh.
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Buchungs- und Gästeverwaltung
Stammdaten, Aufenthaltshistorie, Notizen und Sonderwünsche gehören an einen Ort. Ein Property Management System ist auch das Gedächtnis des Betriebs, gerade wenn mehrere Personen am Empfang arbeiten oder sich Dienste abwechseln.
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Rechnungen und Buchhaltung
Rechnungen sollten automatisch entstehen und auf Wunsch automatisch versendet werden. Sobald am Haus kassiert wird, kommen in Österreich die RKSV und in Deutschland § 146a AO dazu. Das System muss die passenden Abläufe sauber unterstützen.
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Meldewesen
In Österreich ist der Meldeschein für alle Gäste Pflicht und wird sieben Jahre aufbewahrt. In Deutschland gilt seit 01.01.2025 die Meldepflicht nur noch für ausländische Gäste, bei einer Aufbewahrung von einem Jahr und drei Monaten. Ein Hotel PMS für den DACH-Raum muss diesen Unterschied kennen.
Mehr zum digitalen Meldewesen - 05
Zahlungen
Anzahlungen, Kautionen, Vorautorisierungen und verschiedene Zahlungsmittel müssen der richtigen Buchung zugeordnet sein. Am Ende braucht die Buchhaltung eine nachvollziehbare Abrechnung, ohne dass du Beträge aus mehreren Listen zusammensuchen musst.
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Kanalanbindung
Ohne angebundene Portale ist ein Property Management System eine Insel. Doppelbuchungen entstehen fast immer dort, wo zwei Systeme denselben Kalender pflegen oder eine Verfügbarkeit manuell übertragen werden muss.
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Housekeeping
Wer heute abreist, wer bleibt und welches Zimmer fertig ist, sollte das Team am Handy sehen. Eine aktuelle digitale Liste ist verlässlicher als ein Ausdruck, der bereits nach der ersten kurzfristigen Änderung veraltet ist.
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Gästekommunikation
Bestätigungen, Erinnerungen, Anreiseinfos und die immer gleichen Rückfragen lassen sich passend zum Aufenthalt versenden. Gute Automatisierung hält Standardfragen vom Team fern, ohne persönliche Kommunikation zu verhindern.
Mehr zur digitalen Gästemappe - 09
Auswertungen
Auslastung, Umsatz und Kanalkosten je Buchung gehören in ein verständliches Dashboard. Ohne diese Zahlen lässt sich kaum beurteilen, welcher Vertriebsweg sich rechnet und wo Direktbuchungen ausgebaut werden sollten.
Cloud PMS oder Installation am Rechner?
Klassische Systeme laufen auf einem Rechner im Haus. Das bedeutet Wartung, Updates, Backups und die Frage, was passiert, wenn dieser Rechner ausfällt oder wenn jemand von zu Hause etwas nachsehen will. Oft ist der Zugriff an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden.
Ein Cloud PMS läuft im Browser. Du brauchst keinen Server, keine Installation und kein Update-Fenster. Dafür brauchst du eine verlässliche Internetverbindung, und du solltest wissen, wo die Daten liegen. Für Betriebe im deutschsprachigen Raum ist ein Hosting innerhalb der EU der praktikable Standard.
Für die Entscheidung zählt außerdem, wie dein Betrieb tatsächlich arbeitet. Wenn Buchungen abends am Handy geprüft werden, mehrere Häuser denselben Zugang nutzen oder externe Mitarbeitende auf einzelne Aufgaben zugreifen, ist ein browserbasiertes System meist praktischer. Läuft der gesamte Betrieb an einem festen Empfang und ist die Internetverbindung häufig instabil, muss die Ausfallsicherheit besonders genau besprochen werden.
Installation am Rechner
- Funktioniert im lokalen Netzwerk unabhängig vom Browser
- Updates und Backups müssen organisiert werden
- Zugriff von außerhalb braucht zusätzliche Einrichtung
Cloud PMS
- Zugriff über Browser auf verschiedenen Geräten
- Updates werden zentral bereitgestellt
- Stabile Internetverbindung und transparenter Datenstandort sind wichtig
Ab wann rechnet sich ein PMS?
Die verbreitete Antwort lautet: ab etwa 50 Zimmern. Diese Antwort stammt allerdings von Anbietern, deren Preismodell unterhalb dieser Größe nicht funktioniert. Mehrere der bekanntesten Systeme haben ein Monatsminimum im dreistelligen Bereich, unabhängig davon, wie viele Einheiten du hast. Für ein Haus mit zwölf Zimmern zahlst du dort denselben Sockelbetrag wie ein Haus mit fünfzig.
Die ehrlichere Rechnung geht anders. Ein Betrieb mit 20 Zimmern zahlt über die Portale schnell einen fünfstelligen Betrag pro Jahr an Provisionen. Dagegen stehen bei einem passenden System Softwarekosten im niedrigen vierstelligen Bereich. Die Frage ist also nicht, ob du groß genug für ein Property Management System bist, sondern ob dein Hotel PMS für deine Größe gemacht ist.
Ein zweiter Punkt kommt dazu, den Preistabellen nicht zeigen. Einrichtungsgebühren, Schulungskosten und Mindestlaufzeiten stehen bei vielen Anbietern in keiner öffentlichen Preisliste. Frag danach, bevor du unterschreibst, und frag ausdrücklich nach der Kündigungsfrist.
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
Aus Befragungen unter Hoteliers ist die Reihenfolge der Kaufkriterien seit Jahren stabil. Bedienbarkeit steht vor Preis, Preis vor Integrationen. Und die häufigsten Gründe für einen Wechsel sind nicht fehlende Funktionen, sondern Zuverlässigkeit und Support. Eine gute Demo sollte deshalb echte Abläufe zeigen und nicht nur eine vorbereitete Präsentation.
Nimm zu einem Termin am besten zwei oder drei konkrete Fälle aus deinem Alltag mit. Lass eine kurzfristige Buchung anlegen, eine Rechnung korrigieren und eine Zimmerkategorie sperren. So erkennst du schneller, ob die Oberfläche verständlich ist und ob der Anbieter auch bei Rückfragen nachvollziehbar erklärt.
Bedienbarkeit
Lässt sich eine Buchung in wenigen Klicks anlegen? Lass dir genau diesen Alltagsschritt in der Demo zeigen, statt dich auf eine Funktionsliste zu verlassen.
Zuverlässigkeit
Was passiert, wenn ein Kanal nicht synchronisiert? Siehst du den Fehler im System, oder bemerkst du ihn erst beim Anruf eines Gastes?
Support in deiner Sprache und Zeitzone
Ein Ausfall am Samstagabend ist kein Ticket für Montag. Kläre, wann und auf welchem Weg du eine Person erreichst, die dein Problem versteht.
DACH-Compliance
Meldeschein, Ortstaxe und Kassenrecht unterscheiden sich regional. International starke Systeme sind bei diesen Themen häufig auf Drittanbieter angewiesen.
Migration
Kommen deine bestehenden Buchungen und Gästedaten mit? Frag, wer die Übernahme macht, welche Daten übertragbar sind und was diese Arbeit kostet.
Ausstieg
Ein Anbieter, der dir den vollständigen Datenexport erschwert, hat dich nicht überzeugt, sondern eingesperrt. Lass dir das Exportformat vor Vertragsabschluss erklären.
Wie alpinoo das löst
alpinoo ist ein Cloud PMS für Betriebe mit etwa 5 bis 60 Einheiten. Hotels, Pensionen, Apartmenthäuser und Ferienwohnungen, auch gemischt. Channel Manager, Buchungsmaske, Meldewesen, Zahlungen, Self-Check-in, Gästemappe und Housekeeping sind Teil des Systems und keine Zusatzmodule.
- Kein Sockelbetrag, du zahlst nach Anzahl deiner Einheiten
- Der Preis steht auf der Website, du musst nicht anfragen
- Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit
- Meldewesen für Österreich und Deutschland automatisch, mit der jeweils richtigen Regel
- Deutschsprachiger Support, Entwicklung in Österreich
- Datenübernahme aus deinem bisherigen System ist Teil des Onboardings
Häufige Fragen zum Hotel PMS
PMS steht für Property Management System. Es ist die zentrale Software eines Beherbergungsbetriebs und verwaltet Zimmerplan, Buchungen, Gästedaten, Rechnungen und Meldewesen.
In der Praxis keiner. Hotelsoftware ist der deutsche Alltagsbegriff, PMS der Fachbegriff aus der Branche. Wer Hotelsoftware sucht, meint in den meisten Fällen ein PMS.
Das PMS verwaltet deinen Betrieb. Der Channel Manager verteilt Verfügbarkeiten und Preise an die Buchungsportale und holt die Buchungen zurück. Bei vielen Anbietern sind das zwei Produkte mit zwei Preisen, bei alpinoo ist der Channel Manager Teil des Systems.
Das hängt weniger von der Zimmerzahl ab als vom Preismodell des Anbieters. Systeme mit einem hohen Monatsminimum rechnen sich erst ab etwa 50 Einheiten. Systeme, die nach tatsächlicher Anzahl abrechnen, lohnen sich deutlich früher.
Am Markt liegen die Preise meist zwischen 4 und 20 € pro Einheit und Monat, oft zuzüglich Einrichtungsgebühr, Zusatzmodulen und Mindestlaufzeit. Viele Anbieter veröffentlichen keine Preise. alpinoo startet bei 59 € im Monat plus einmalig 690 € für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung.
Ein PMS, das im Browser läuft statt auf einem Rechner im Haus. Es braucht keine Installation, keine Serverwartung und keine Update-Fenster, dafür eine verlässliche Internetverbindung.
Ja, sofern es dafür gebaut ist. Viele Hotelsysteme kommen mit Einheiten ohne Rezeption und mit wechselnden Reinigungsintervallen schlecht zurecht. alpinoo ist für gemischte Betriebe gebaut, die Zimmer und Apartments gleichzeitig vermieten.
In der Regel ja. Wie aufwendig das ist, hängt vom Altsystem ab. Bei alpinoo ist die Datenübernahme Teil des Onboardings und in der einmaligen Einrichtungsgebühr enthalten.
Bei kleinen und mittleren Betrieben meist wenige Tage bis zwei Wochen, je nachdem wie viele Kanäle angebunden werden und wie viele Daten mitkommen.
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Wir gehen in rund 30 Minuten gemeinsam durch, wie dein Zimmerplan, deine Kanäle und dein Meldewesen in alpinoo aussehen würden.
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